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La définition d’une stratégie de développement et des objectifs correspondants représente, pour une entreprise, une étape essentielle pour la réalisation d’un projet de mise en place de système d’information. C’est pourquoi, une attention particulière et une implication importante doivent être apportées afin de définir ces éléments de la manière la plus appropriée et la plus précise possible.

Le schéma directeur :
Pour une entreprise, le projet doit s’inscrire dans les objectifs généraux car il mobilise la majeure partie du temps une part importante du personnel. Il convient donc pour une organisation de définir les intentions à court et moyen terme avant même de lancer le projet.

Le schéma directeur aura pour but de définir les orientations stratégiques de manière prévisionnelle afin d’anticiper l’articulation des différents objectifs dans le temps. Cela permet de donner de la visibilité sur les ambitions de l’organisation et par conséquent de prioriser la mise en exécution des objectifs.

Le schéma directeur est à la charge du « comité directeur » qui regroupe les représentants de la direction générale de l’organisation.

La désignation d’un comité de pilotage du projet :

Lors du lancement du projet, un « comité de pilotage » regroupant les responsables organisationnels de la maîtrise d’ouvrage est désigné pour assurer le suivi du projet. Un « responsable de projet » sera par conséquent nommé pour intervenir avec l’équipe projet qu’il aura définit sur les différents éléments d’avancée du projet.

Cette structure temporaire, mise en place spécifiquement pour la réalisation d’un projet a pour but de gérer le projet en totale autonomie vis-à-vis du reste de l’organisation. Par ailleurs, le comité de pilotage est chargé de rendre compte devant le comité directeur de l’avancée du projet et des problèmes rencontrés au cours de la réalisation. Lors de l’aboutissement du projet, le comité de pilotage est dissout et chacun des acteurs du projet retrouve ses fonctions originales.

La définition des besoins et du calendrier :

Il appartient au maître d’ouvrage un travail de réflexion sur le projet qu’il souhaite mettre en œuvre afin d’établir le budget correspondant, définir une « deadline » et de modéliser ses besoins de façon claire et précise.
Cette analyse est la plus part du temps effectuée par l’intermédiaire d’un « cahier des charges » qui sera, à posteriori, remis au prestataire retenu pour la réalisation du projet. Le cahier des charges a pour objectif d’anticiper les démarches de réflexions nécessaires au maître d’œuvre. En effet, un prestataire ne peut en aucun cas effectuer une prestation si la demande du client n’est pas transcrite de manière concrète. C’est pourquoi, dans un premier temps, le MOA doit définir la thématique de son site Internet et la cible qu’il souhaite atteindre. Une segmentation de la cible peut être opérée dans l’optique d’obtenir une meilleure approche et de meilleurs résultats.

Ensuite, le MOA doit fournir un travail de réflexion pour tenter de décrire le type de services qu’il désire proposer à sa cible comme par exemple : la mise à disposition d’un catalogue, des informations sur l’activité ou encore la possibilité de passer des commandes. D’autre part, il doit commencer à réfléchir sur les différentes parties du site qu’il souhaitera administrer. L’administration consistera en la mise à jour de textes, de visuels ou encore de documents à télécharger selon le type de prestations demandées. Il peut, par conséquent, lister le nombre, l’intitulé et la thématique des contenus de chacune de ces pages statiques et dynamiques.

En ce qui concerne le contenu des pages, le maître d’ouvrage pourra utiliser les rédactionnels qu’il utilise déjà dans sa communication traditionnelle ou en créer de nouveaux, spécifiques pour sa communication web. Pour les pages dynamiques, les contenus pourront faire l’objet d’un transfert de flux dans le cas où un système de gestion interne organise et structure les informations de l’organisation. Par exemple, dans le cas d’un site marchand, ce type de système peut gérer les informations sur les clients et les produits. Afin d’éviter la redondance d’information, celles-ci pourront être intégrer au système d’information par le biais d’une exportation automatisée. Après avoir défini tous ces points, le MOA a la possibilité de représenter une pré-arborescence de sa future solution.

Tout ce travail sera d’une grande utilité pour la maîtrise d’œuvre, il permettra par la suite de gagner du temps sur les étapes de préparation et de réflexion. Il convient donc pour le maître d’ouvrage de l’exécuter avec rigueur afin d’éviter les mauvaises surprises lors de la prise de contact avec un prestataire. Enfin, après avoir rassemblé toutes ces informations, le maître d’ouvrage peut définir une date à laquelle il souhaitera acquérir le système d’information qui lui convient. Toutefois, si une entreprise rencontre des difficultés pour mettre en place la modélisation de ses besoins, elle peut faire appel à un prestataire externe spécialisé dans les nouvelles technologies de l’information et de la communication.
En effet, un consultant web peut être convié pour fournir une prestation de conseil, de réflexion sur les besoins et d’accompagnement sur la phase d’avant projet afin de préparer les phases d’anticipation et de préparation du cahier de besoins.